Udostępnienie materiałów archiwalnych Straży Granicznej do celów naukowych, badawczych, publicystycznych i innych reguluje rozporządzenie Rady Ministrów z dnia  22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych ( Dz.U. z 2011 r., Nr 196, poz. 1161 ).

Tryb występowania o udostępnienie zasobów archiwalnych
 

Udostępnienie zasobów archiwalnych odbywa się na pisemne zgłoszenie zainteresowanego podmiotu. Zgłoszenie powinno zawierać:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości oraz adres do korespondencji – jeżeli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej upoważniony przedstawiciel;
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały archiwalne – jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna;
3. wskazanie materiałów archiwalnych określenie tematu, którego one dotyczą;
4. określenie celu udostępnienia materiałów archiwalnych;
5. proponowany sposób udostępnienia materiałów archiwalnych.

Ponadto, do zgłoszenia należy załączyć potwierdzenie faktu prowadzenia prac o wskazanej tematyce lub pismo polecające właściwej w tym zakresie instytucji lub osoby.
Materiały archiwalne udostępnia się po okazaniu przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentu potwierdzającego tożsamość.
 

Tryb i sposób prowadzenia spraw związanych z udostępnieniem zasobów archiwalnych w Straży Granicznej
 

Udostępnienie dokumentacji następuje poprzez:

1. umożliwienie wnioskodawcy lub upoważnionemu przedstawicielowi osobistego zapoznania się z oryginalnymi dokumentami lub ich kopiami;
2. przekazanie wnioskodawcy informacji zawartych w aktach w postaci odpowiedzi na jego pytanie/pytania;
3. przekazanie kopii akt lub wyciągu;
4. wypożyczenie wnioskodawcy akt lub ich części.

Udostępnienie podmiotom oraz osobom fizycznym akt następuje za zgodą Komendanta Karpackiego Oddziału Straży Granicznej w Nowym Sączu.
 

Komendant Karpackiego Oddziału SG lub osoby przez niego upoważnione mogą:

1. odmówić lub udostępnić dokumentację z wyłączeniem lub ograniczeniem możliwości jej reprodukowania ze względu na zły stan fizyczny akt, żądanie przez zgłaszającego lub wnioskodawcę dokumentacji zbędnej do prowadzenia prac;
2. ustalić maksymalną liczbę jednostek archiwalnych, jaka może być udostępniona jednej osobie w ciągu dnia.

Udostępnienie akt nie uprawnia zgłaszającego lub wnioskodawcy do samodzielnego ich reprodukowania. Udostępnienie dokumentacji jest bezpłatne z wyjątkiem przypadku ponoszenia przez archiwum dodatkowych kosztów w postaci reprodukcji, archiwum pobiera od zgłaszającego lub wnioskodawcy opłatę, w której wysokość regulują przepisy w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych.
Udostępnienie akt zawierających informacje niejawne następuje zgodnie z przepisami o ochronie informacji niejawnych (Ustawa o ochronie informacji niejawnych dnia 5 sierpnia 2010 r. Dz.U. Nr 182, poz. 1228).